新时代下办公室保密工作的完善策略研究

　　摘要：办公室工作具有较强的机密性，需要工作人员按照既定的保密制度做好保密工作，避免重要信息泄露为单位造成经济损失。本文主要针对新时代下办公室保密工作的完善策略进行分析和探究，希望给予我国相关企事业单位以些许参考和借鉴。
　　关键词：办公室保密工作；问题；完善策略
　　保密工作是关系到国家、民族和企业健康发展的重要举措。例如在商海竞争中，如果企业重要机密泄露，会为竞争对手提供打败自己的资源，将自己处于被动的状态下。办公室保密工作具有涉密人员多、涉密级别高、知密时间早以及涉密工作多等特点。办公室要给予保密工作以高度重视，采取科学措施完善相关保密工作，避免机密泄露而造成巨大损失。
　　一、新时代下办公室保密工作的主要特点
　　办公室属于机关的核心和枢纽，其保密工作具有以下特点：第一，涉密工作多。办公室每天会传递和接收很多文件，部分文件具有较强的机密性。通过相关统计显示，一个单位90％以上的涉密文件来源于办公室。第二，知密时间早。办公室是文件编制和下达的场所，涉密文件首先要经过办公室进行分送，办公室人员也最早知道各项秘密。第三，办公室经常接受上级领导或者部门的文件，部分文件的机密性较高。尤其是一些政府机关办公室，很多机密内容关系到国家政策、人事调动等方面，如果机密提前泄露会造成不良影响。第四，涉密人员多。办公室工作人员数量较多，很多人员都有机会和权限浏览文件，例如领导、秘书以及其他办公室人员等。
　　二、新时代下办公室保密工作完善优化策略
　　（一）树立人员保密意识
　　保密意识是办公室人员需要具备的一项基础素养和岗位素质。随着时代的发展，单位对保密工作更加重视，办公室人员更加认识到保密工作的重要性和价值性，形成较强的保密意识。首先，办公室人员在日常工作中要认识到保密工作的内容，将保密意识融入到日常生活和工作中，定期向上级领导汇报保密工作的开展情况，注重加强基础管理；其次，办公室人员在进入岗位工作之前需要学习相关法律制度，例如学习《中华人民共和国保守国家秘密法》，单位还要定期组织办公室人员进行保密培训和相关知识学习，通过培训促使办公室人员强化自身的保密意识；最后，制度是开展保密工作的基础和前提，尤其在新时代下，办公室涉密较多，更需要完善的制度体系作为支撑，在建立保密工作制度中，所有人员都要积极参与，保证保密工作制度的合理性和科学性，维护制度的严肃权威，如果发现违反制度的行为，要给予相关人员以严肃处理。
　　（二）建立完善保密设施
　　保密工作需要完善的硬件设施作为支撑。为了避免发生泄密事件，办公室要注重完善保密设施建设，以满足各项管理工作的需要。首先，充分利用互联网技术和摄像头技术，在办公室内安装摄像头，对重点部位和重点环节进行监督，对于要害部位可设置保密传真机、保密复印机、视频监控体系和电子门禁；其次，由于办公室产生的涉密资料较多，对于纸质材料需要保管在专用的保险柜中，需要采购保密性能好的保险柜，做好涉密文件材料的防盗、防水以及防火工作，避免材料丢失或者损坏；最后，大力推进国产化软件和设备，将保密主动权掌握在自己手中，如果条件允许，办公室可建立用于保密的专用区域网，与互联网进行物理隔离，能够起到良好的保密作用。
　　（三）强化涉密文件管理
　　办公室涉密文件较多，其是保密工作的重点以及核心。如果涉密文件泄露，会造成巨大的损失和负面影响。因此，要注重加强涉密文件管理。首先，涉及到机密的文件需要进行妥善处理。纸质文件要保存在保密柜中，电子文件要做好加密处理。在各项会议中要提出保密要求，所有人员都要遵守保密约定，不能随意泄露机密。其次，所有涉密文件都严禁带回家中，在办公室内浏览，或者保存在保密室和保密柜中。最后，涉密文件严禁随意复印，在完成阅读后及时归档处理，或者第一时间销毁，降低机密泄露的风险。
　　（四）养成正确保密习惯
　　一些机密泄露事件往往源于人员不经意之间。在强化保密工作中，要注重加强办公室人员的习惯培养，促使其养成正确的保密习惯，并且将这一习惯保持到工作和生活中。首先，办公室人员需要严格遵守保密约定，不能在非保密场所泄露保密事项，不能传递、分享涉密文件，不能盲目扩大保密权限，不能私自查阅没有权限的保密文件，不能随意询问其他人机密，不能随意将机密分享给他人；其次，在日常工作中不能为了贪图方便，例如为了办公方便而将涉密文件带回家中，导致文件在途中丢失或者损坏，不能使用不具备安全性的互联网传输和共享涉密文件，不能使用临时工具或者他人工具传输涉密文件；最后，办公室人员要秉承洁身自好的基本原则，不仅要管理好自己，还要监督身边的同事，如果发现同事存在泄露或者不遵守保密规定的行为，要及时将这一情况汇报给领导，不能在其中充当“老好人”，尤其是危害到国家利益和单位利益的泄密行为，更要及时上报。
　　（五）明确人员保密责任
　　办公室人员具备一定的保密责任，在开展日常工作中，需要明确具体人员的具体保密责任，强化人员的责任意识和保密意识。首先，定期组织人员对办公室的保密工作情况进行抽查和监督，及时发现存在的问题和不足，要求办公室人员在既定时间内完成整改工作，消除泄密的潜在风险和隐患；其次，将保密工作纳入到办公室人员年度考核中，对于在保密工作中表现突出的人员给予适当的精神鼓励和物质奖励，对于表现不好的人员要给与适当的惩罚，在内部构建浓郁的办公室保密工作氛围，真正做到赏罚分明；最后，如果发生重大泄密事件，为国家利益、单位利益和企业利益带来严重影响，则要按照相关法律给予涉案人员进行立案处理，起到以儆效尤的作用。
　　三、结束语
　　总而言之，在信息时代下，高新技术在办公室工作中大量应用，虽然为工作提供了便捷，但同时也增加了机密泄露的风险，为开展保密工作带来一定难度。因此。办公室要基于工作特点，积极创新和完善保密工作，为各项工作的开展奠定坚实基础。